المهام العامة لمديرية صندوق دعم أنشطة التعليم والتدريب المهني والتقني وتطوير المهارات

تقوم المديرية بإجراء الدراسات الفنية والمالية للمشاريع وفقاً للمعايير التالية أدناه:-

1) المعايير المتعلقة بمواصفات وخصائص المشروع :

1. المشروع: يتكون من مجموعة نشاطات مخططة ومترابطة مصممة لإنجاز أهداف معينة (حل مشكلة أو وجود حاجة) بموازنة محددة، في فترة زمنية معينة.

2. توافق أهداف المشروع المقترح مع أهداف الهيئه:

يجب أن تكون أهداف المشروع واضحة وقابلة للتطبيق ومتوافقة مع أهداف وتوجهات الهيئة وأوجه الإنفاق المنصوص عليها بنظام الهيئة فيما يتعلق بتدريب وتأهيل العمالة الأردنية وتشغيلها.

3. إمكانية تنفيذ المشروع:

وذلك من حيث:

• توفر بيئة العمل المناسبة والكفاءات القادرة على تنفيذ المشروع لدى الجهة المنفذة .
• توفر نظام مالي مناسب يتيح تقديم التقارير المالية عن المشروع.
• وجود خطة عمل وبرنامج تنفيذي ملائم وإجراءات عمل واضحة.
• وجود نظام متابعة وتقييم (M&E) للمشروع وتطبيقه.

4. إستدامة المشروع:

يجب أن يكون المشروع قادراً على الإستمرار في دعم الفئات المستهدفة بعد انتهاء الدعم المقدم من الهيئة وأن يتم توضيح آلية تحقيق ذلك من قبل الجهة المتقدمة بالطلب. 

5. الفترة الزمنية للمشروع:

يجب أن تكون مدة الدعم/الدراسات (سنة واحدة) فقط وفي حال تضمن المشروع عدة مراحل يتم تقديم طلب جديد للهيئة قبل انتهاء السنة الأولى. كما أن على الجهة المتقدمة بالطلب تقديم المعلومات المحاسبية والموازنة الخاصة وكشف التدفق النقدي لكل سنة على حده.

6. تكلفة المشروع:

يجب أن تكون تكلفة المشروع تتناسب مع المشاريع المشابهة من حيث الكلفة والحجم وأن تكون منسجمة مع الإمكانيات المالية للهيئة، مع مراعاة مساهمة الجهة المنفذة من الدراسات بتحمل جزء من التكاليف إن أمكن.

7.دعم مشاركة الفئات التالية:

أن تبين المشاريع المقترحة اهتماماً أكبر بالفئات التالية، وتشجيع مشاركتها فيها سواءَ كمستفيدة من المشروع أو في إدارته وتنفيذه:

• النساء.
• ذوي الإحتياجات الخاصة.
• المناطق الأقل حظا.
• الشباب.
• المناطق التي تكثر فيها البطالة.

8. مخرجات المشروع:

أن تكون النتائج المتوقعة للمشروع  واضحة ودقيقة وقابلة للقياس محددة زمنياً وقابلة للتحقيق.

البند رقم (4):

المعايير المتعلقة بمواصفات وخصائص أنشطة التدريب المدعومة من قبل الهيئة:

1. أن يكون لها أثر على معدلات التشغيل في القطاعات المعنية.
2. التركيز على احتياجات التدريب من منظور أصحاب العمل.
3. توفير المهارات المتخصصة التي من شأنها إعداد المتدربين بشكل يؤهل لدخول سوق العمل عند

     إكمال التدريب المطلوب.

4. التأكيد على الحاجة لزيادة المشاركة للنساء والفئات المهمشة.
5. إمكانية تطبيق برنامج الدورات القصيرة لزيادة مهارات العاملين أو العاملين الجدد.
6. تشجيع المشاريع التجريبية أو الريادية لتحديد أنواع التدريب الأكثر فعَالية للقطاعات المختلفة في

      الإقتصاد الأردني.

7. إمكانية المشاركة في تكاليف التدريب من قبل كل من المتدرب وصاحب العمل المشارك بحيث

     يمكن أن تكون المشاركة نقدية أو أي صورة أخرى تكون مناسبة.

البند رقم (5):

المعايير المتعلقة بالجهة المتقدمة بطلب التمويل:

1. أن تكون الجهة المتقدمة بالطلب منظمات أو مؤسسات غير ربحية سواء حكومية أو خاصة مسجلة ومرخصة.
2. أن تتمتع بشخصية اعتبارية مستقلة.
3. أن تكون قادرة على تنفيذ المشروع من حيث وجود الكادر الفني والإداري والمالي القادرعلى القيام بالإشراف ومتابعة تنفيذ المشروع وتقديم المساعدة الفنية عند الضرورة.
4. أن تكون قادرة على إعداد المقترح الخاص بالمشروع حسب شروط ومتطلبات الهيئة وكافة الدراسات والوثائق ذات العلاقة بالمشروع.
5. أن يكون قد مضى على تأسيس الجهة المتقدمة بالطلب عام واحد على الأقل وأن يكون لديها قوائم مالية مدققة و/أو بيانات مالية منظمة.

البند رقم (6):

شروط التمويل:-

1. أن تقدم خطة عمل مفصلة توضح الأنشطة خلال الفترة الزمنية للمشروع وربطها بمخرجات على أرض الواقع وبناء على بنود الموازنة الموافق عليها.
2. أن يقدم كشف تدفق نقدي يوضح الدفعات المطلوبة من الهيئة موزعة على الفترة الزمنية للمشروع بناء على بنود موازنة المشروع الموافق عليها.
3. فتح حساب بنكي خاص بالمشروع وتزويد الهيئة بالحسابات البنكية للمشروع بشكل ربعي وأية بيانات مالية أخرى يطلبها الهيئة، ويكون للصندوق الحق في التدقيق على النفقات وبالطريقة التي يراها مناسبة. وفي حال كانت نتيجة عملية التدقيق وجود مبلغ متبقي من مبلغ الدعم المقرر في الموازنة تقوم إدارة المشروع بإعادة المبلغ المتبقي إلى الهيئة.
4. يتم الدراسات لسنة مالية واحدة ولا تدور أية أرصدة للعام التالي إلا بموافقة مسبقة من الهيئة وبتقديم طلب تمويل جديد.
5. عدم المناقلة بين بنود الموازنة إلا بالموافقة المسبقة من الهيئة.
6. أن تعمل مطابقة مالية للمشاريع المستمرة خلال الربع الاول من العام التالي لعام الدراسات حسب بنود الموازنة الموافق عليها.
7. تقوم الهيئة بعمل حوالة مالية/ شيك بالقيمة الشهرية المطلوبة تدفع مقدماً بموجب كتب رسمية/مطالبات مالية صادرة عن المشروع، ويجب أن توافق عليها إدارة الهيئة، على أن يزود الهيئة بكشف يتضمن الوثائق والمستندات الضرورية الخاصة بالمصاريف المدفوعة موقعة من قبل مدير عام المشروع، مرفقة بالمطالبة المالية التالية حيث يعمل تقاص بين الدفعة وقيمة المعززات.
8. تسمية ضابط ارتباط او مسؤول تنسيق للمشروع من قبل الجهة الطالبة للتمويل.
9. تقديم تقرير سير عمل كل 3 أشهر أو حسب طبيعة المشروع.
10. أن يتم الدراسات بناءً على عدد المتدربين/ المشتغلين الفعلي ومدى التزامهم بالبرنامج التدريبي.
11. أن يذكر إسم الهيئة كمموّل للمشروع في الحملات الاعلامية والاعلانية والدعائية والمطبوعات والألبسة المعتمدة للمدربين والمتدربين.
12. أن تشترى جميع المواد الخام الأولية والمواد التدريبية من المنتجات والصناعات الأردنية إذا أمكن ذلك.
13. أن تعلم ادارة الهيئة بأي جهات اخرى تمول المشروع ان وجدت.
14. للصندوق الحق بإجراء الزيارات الميدانية وبالطريقة التي يراها مناسبة.
15. ربط الحوافز و المكافات المستلمة بإنجاز المشروع و أن تصرف المكافأة لافراد متفرغين فقط للمشروع و لا يتقاضوا رواتب أو مكافأت من جهات أخرى .

16.أن تكون نسبة 50% الى 75% من الاناث مستفيدات من المشاريع الممول من قبل الهيئة، وذلك للمشاريع التي ينطبق عليها هذا الشرط

تتكون مديرية صندوق دعم أنشطة التعليم والتدريب المهني والتقني من ثلاث أقسام

أولاً:- قسم الدراسات

مهام قسم الدراسات :-

خطوات عملية تقييم طلب التمويل:-

الخطوة الأولى:

يستكمل مقدم الطلب تعبئة نموذج طلب التمويل والتي تحدد الأفكار الأساسية أو المفاهيم المرتبطة بالمشروع، حيث يتضمن هذا النموذج موجزاً لفكرة المشروع أو لمبادرة التدريب والتشغيل والتفاصيل المتوقعة لتكاليف المشروع بشكل عام.

الواثائق الواجب توفرها لتقدم بطلب دعم من الهيئة:

1. طلب التمويل كما هو على موقع الهيئة الإلكتروني، مختوم وموقع.
2. موازنة تقديرية للمشروع.
3. كشف تدفق نقدي.
4. خطة عمل للمشروع، تبين تاريخ بداية ونهاية المشروع والفترة الزمينة لكل محور من محاور

    البرامج التدريبية.

الخطوة الثانية:

يقدم الطلب مختوماً وموقعاً باليد أو البريد مع إرسال نسخة إلكترونية حسب الأصول،  لمراجعته من قبل قسم الدراسات لدى الهيئة.

الخطوة الثالثة:

يقيم قسم الدراسات الطلب لتحديد ما إذا كان مفهوم المشروع يندرج ضمن أهداف الهيئة واوجه إنفاقه وإذا كان وفقاً للمعايير المؤهلة للتمويل إضافة إلى استكمال قسم الدراسات أي بيانات في نموذج طلب التمويل. فإذا كان فكرة وأهداف المشروع لا تتناسب مع ما سبق، فإن لإدارة الهيئة الحق في طلب المزيد من المعلومات أو رفض الطلب.(مصفوفة اختيار وتصنيف المشاريع).

الخطوة الرابعة:

يتم دراسة المشروع من قبل قسم الدراسات مالياً من خلال مراجعة الطلبات المقدمة للوحدة سواء أكانت عبارة عن إستكمال أو تدوير رصيد مشاريع أو مشاريع جديدة لنفس الجهة الممولة من حيث مراجعة المبالغ والبنود المنفق عليها للسنوات السابقة وعمل مقارنة بين البنود المنفق عليها والبنود الغير مستغلة وتكلفة البنود وذلك بهدف تخفيض النفقات والاستغلال الامثل لبنود المشاريع.

الخطوة الخامسة:-

بعد الانتهاء من دراسة المشروع مالياً ووضع التوصيات يتم دراسة المشروع فنياً من حيث إعداد مؤشرات الاداء للمشاريع لكل طلب على حده ومدى توافق أهداف المشروع مع أوجه إنفاق الهيئة وفي حال الدراسات لجهات مولت سابقاً يتم التحقق فنياً من مدى تحقيق المشروع لأهدافه فنياً خلال السنوات السابقة.

الخطوة السابعه:-

بعد استكمال دراسة طلبات التمويل ووضع التوصيات اللازمة وإعداد مصفوفة إختيار المشروع يتم عقد عدة إجتماعات مع الجهات المنفذة لدراسة الطلب

الخطوه الثامنة:

  تعرض على اللجنة المشكلة حسب الأصول حيث توصي اللجنة بالموافقة و/أو الرفض أو طلب معلومات إضافية  بما ينسجم مع أحكام الأنظمة واسس ومعايير دعم وتمويل مشاريع التشغيل والتدريب والتعليم المهني والتقني المعتمدة لدى الهيئة.

الخطوة التاسعة:-

تعرض جميع التوصيات الواردة بالخطوة السابعة على مجلس هيئة تنمية وتطوير المهارات المهنية والتقنية ليتم بناءً على ذلك لاأخذ القرار بالموافقة و/أو الرفض و/او طلب بيانات  .

الخطوة العاشرة:-

ارسال كتب كما جاء بقرار المجلس أعلاه.

ثانياً : مهام قسم  إدارة المشاريع:- ( مرفق النماذج المعتمدة)

• استلام وثائق المشاريع التي تم الموافق عليها من قبل المجلس
• اعداد ملف ورقي والكتروني خاص بكل مشروع (Hard &Soft copy)
• التنسيق بخصوص الية المتابعة والتقييم للمشروع
• تزويد ضباط ارتباط المشروع بآلية المتابعة والتقييم
• اعتماد الخطة الزمنية لتنفيذ المشروع المقدمة من قبل الجهه المشرفة على تنفيذ المشروع
• متابعة تنفيذ المشروع والتأكد من سير العمل حسب الخطة الزمنية المعتمدة
• التواصل مع المشروع للتاكد من مدى تحقيق مصفوفة الاطار المنطقي
• استلام التقارير الدورية والاطلاع عليها والتأكد من صحة المعلومات والبيانات التي تتضمنها
• التأكد من تحقق مؤشرات الاداء بشكل صحيح وبناءً على التقارير الربعية للمشاريع
• متابعة استلام المطالبات المالية ومراجعة المستندات المالية فنياً.
• تحديث بيانات المشروع على النظام الالكتروني بشكل دوري وحفظ الملفات الورقية والتواصل مع المشاريع للحصول على المعلومات المطلوبة .
• اعداد التقارير الدورية ورفعها للادارة العليا والجهات المختصة مع التوصيات اللازمة
• تنفيذ زيارات ميدانية للمشاريع الممولة من قبل الهيئة كلما اقتضت الضرورة لذلك وتقديم تقرير بذلك.
• تقييم المشاريع.
• معالجة الملاحظات الفنية الواردة من قبل وحدة الرقابة الداخلية .
• تنفيذ زيارات ميدانية للمشاريع الممولة من الصندوق كلما اقتضت الضرورة لذلك
• أية مهام اخرى يكلف  القسم بها من قبل مدير المديرية أو الرئيس وترتبط بعمل الهيئة
• تحليل الانجازات المتحققة التي تخص مؤشرات الاداء لكل مشروع وتزود قسم المشاريع بنتائج هذا التحليل
• مراجعة التقارير الدورية المرسلة من الجهه المنفذه للمشروع  والتي تتعلق بمؤشرات الاداء

ثالثاً مهام قسم محاسبة المشاريع:-

• اعداد مذكرات الصرف للمطالبات المالية.
• مطابقة وتدقيق المعززات المرسلة من قبل المشروع مالياً ووفقاً لبنود الموازنة وقرارات مجلس الهيئة الموافق عليها حسب الاصول.
• تنظيم مستندات المشاريع أصولياً.
• مطابقة نفقات المشاريع شهريا وسنوياً.
• مطابقة الأرصدة الدفترية باستمرار.
• إعداد تقارير النفقات للمشاريع شهرياً.
• مراجعة متطلبات نفقات المشاريع.
• مراجعة التزامات المشاريع.
• مراجعة ومطابقة الارصدة للمشاريع.
• عمل فهرس للمشاريع.
• معالجة الملاحظات المالية الواردة من قبل وحدة الرقابة الداخلية

أية مهام اخرى يكلف  القسم بها من قبل مدير المديرية أو الرئيس وترتبط بعمل الهيئة

الوثائق المطلوبة:

فيما يلي قائمة بالوثائق الخاصة بالمشاريع